با گسترش فناوری‌های دیجیتال و ضرورت کاهش حجم کارهای اداری تکراری، معاونان اجرایی مدارس می‌توانند با استفاده از ابزارهای ساده و در دسترس، فرآیندهای مدیریتی خود را بهینه کنند. این مقاله با هدف معرفی اپلیکیشن‌ها، نرم‌افزارها و فرمول‌های کاربردی اکسل برای تسهیل گزارش‌گیری، تحلیل غیاب و مدیریت رویدادها در مدرسه نگاشته شده است. روش پژوهش، توصیفی-کاربردی و مبتنی بر مطالعه منابع معتبر و تجربیات موفق مدارس است. یافته‌ها نشان می‌دهد که با به‌کارگیری این ابزارها، معاونان می‌توانند زمان بیشتری را به رهبری آموزشی و بهبود کیفیت فرآیندهای مدرسه اختصاص دهند. در پایان، راهکارهای عملی برای پیاده‌سازی این ابزارها ارائه شده است.