نگهداری و طبقه‌بندی اسناد ثبتی در دفاتر شهرداری‌ها نقش حیاتی در تضمین شفافیت، قانونی بودن و دسترسی آسان به اطلاعات مربوط به املاک و اموال شهرداری دارد. این اسناد، به‌عنوان مدارک رسمی و حقوقی، باید مطابق با ضوابط قانونی و مقررات ثبتی حفظ و مدیریت شوند تا از بروز تضادها، سوءاستفاده‌ها و مشکلات حقوقی جلوگیری شود. با این حال، بررسی‌های میدانی و حقوقی نشان می‌دهد که در بسیاری از دفاتر شهرداری، چالش‌هایی نظیر عدم وجود سیستم طبقه‌بندی استاندارد، ضعف در حفاظت فیزیکی و الکترونیکی اسناد، کمبود آموزش‌های تخصصی برای مسئولین دفاتر و ناهماهنگی در فرآیندهای مستندسازی، موجب کاهش کیفیت و امنیت نگهداری اسناد شده است. این وضعیت علاوه بر ایجاد مشکلات حقوقی در پیگیری دعاوی مربوط به املاک، بر عملکرد کلی مدیریت شهری و پاسخگویی قانونی شهرداری تأثیر منفی می‌گذارد. مقاله حاضر با رویکردی حقوقی-تجربی، به تحلیل چالش‌های موجود در نحوه طبقه‌بندی و نگهداری اسناد ثبتی در دفاتر شهرداری‌ها می‌پردازد و بر اساس مطالعه قوانین مرتبط و نمونه‌های عملی، راهکارهایی نظیر تدوین دستورالعمل‌های استاندارد، بهره‌گیری از فناوری‌های نوین در بایگانی الکترونیکی، آموزش تخصصی مسئولین دفاتر و نظارت قانونی مستمر را پیشنهاد می‌دهد. هدف این پژوهش، بهبود کارکرد مسئول دفتر در حفاظت از اسناد ثبتی و ارتقاء سطح پاسخگویی و شفافیت مدیریت شهری است که در نهایت منجر به کاهش دعاوی حقوقی و افزایش اعتماد عمومی به عملکرد شهرداری‌ها خواهد شد.