اصالت و رسمیت اسناد درون‌سازمانی در فرآیند ثبت املاک و اموال شهرداری، یکی از عوامل کلیدی در تضمین سلامت اداری، جلوگیری از سوءاستفاده‌های احتمالی و حفظ حقوق سازمان و مردم است. مسئول دفتر به عنوان حلقه واسط میان مدیران، کارشناسان و واحدهای مختلف سازمان، نقش مهمی در مدیریت و کنترل اصالت اسناد ایفا می‌کند. این مسئولیت شامل دریافت، ثبت، نگهداری، و ابلاغ اسناد رسمی و مستندات مرتبط با املاک و اموال شهرداری است که اگر به درستی انجام شود، می‌تواند فرآیند ثبت را به شکل قانونی و نظام‌مند تضمین کند. این مقاله با هدف بررسی نقش مسئول دفتر در تضمین اصالت و رسمیت اسناد درون‌سازمانی در فرآیند ثبت املاک و اموال شهرداری، با بهره‌گیری از روش تحقیق کیفی و تحلیل داده‌های حاصل از مصاحبه با مسئولان دفاتر و کارشناسان ثبت اموال، نگاشته شده است. نتایج تحقیق نشان می‌دهد مسئول دفتر علاوه بر ثبت و ضبط اسناد، به عنوان ناظر دقیق صحت و کامل بودن مدارک و رعایت مراحل قانونی در جریان فرآیند ثبت، نقش اساسی دارد. همچنین چالش‌هایی مانند ضعف در آموزش‌های تخصصی، نقص در سیستم‌های الکترونیکی، و کمبود سازوکارهای نظارتی می‌تواند منجر به خلل در تضمین اصالت و رسمیت اسناد شود. به همین دلیل، پیشنهاد می‌شود تقویت آموزش‌های تخصصی، به‌روزرسانی سیستم‌های مدیریت اسناد و ارتقاء جایگاه مسئول دفتر در ساختار سازمانی شهرداری‌ها مورد توجه قرار گیرد. این اقدامات می‌تواند موجب افزایش شفافیت، کاهش اشتباهات و دعاوی حقوقی و ارتقاء کارایی فرآیند ثبت املاک و اموال شود.