نقش مسئول دفتر در نهادهای عمومی از جمله شهرداری‌ها، فراتر از یک جایگاه اجرایی ساده است و در فرآیندهای قانونی و رسمی همچون ثبت اموال عمومی، نقشی کلیدی و تأثیرگذار ایفا می‌کند. ارتباط میان دفاتر اداری و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در قالب مکاتبات رسمی، پیگیری حقوقی و هماهنگی اجرایی، نیازمند دقت، دانش حقوقی و مهارت‌های اداری بالاست. این مقاله با هدف تحلیل دقیق نقش و جایگاه مسئول دفتر در فرایند ثبت اموال عمومی، به بررسی مراحل دریافت مکاتبات، ارجاع، طبقه‌بندی، پیگیری ثبتی، و مستندسازی تعاملات میان شهرداری و سازمان ثبت اسناد و املاک می‌پردازد.
روش تحقیق، کیفی و مبتنی بر تحلیل مستندات حقوقی، مصاحبه با کارشناسان ثبت و مسئولان دفاتر شهرداری و بررسی نمونه‌های عملی است. یافته‌ها نشان می‌دهد که بسیاری از مشکلات ثبتی اموال عمومی، از جمله تأخیر در ثبت، اشتباه در مستندسازی یا فقدان پیگیری مؤثر، ناشی از ضعف در جایگاه مسئول دفتر یا کمبود آموزش‌های تخصصی در این حوزه است.
در چارچوب تحلیلی، مقاله با استفاده از نظریه سیستم‌های سازمانی و مدل زنجیره ارزش حقوق اداری، به تبیین جایگاه راهبردی مسئول دفتر در حفظ منافع حقوقی و اموال عمومی می‌پردازد. نتیجه‌گیری بر اهمیت بازتعریف نقش مسئول دفتر، تدوین دستورالعمل‌های شفاف، ارتقاء سطح سواد ثبتی، و تعامل هوشمند با سازمان ثبت تأکید دارد. این مقاله تلاش دارد تا با نگاهی جامع، مسئول دفتر را به عنوان یکی از حلقه‌های اساسی در زنجیره صیانت از حقوق عمومی معرفی کند.