در ساختار اداری شهرداری‌ها، مسئول دفتر نقشی کلیدی در سازماندهی، ثبت و نگهداری مکاتبات ایفا می‌کند. با توجه به حساسیت فرآیندهای حقوقی و ثبتی در حوزه مدیریت شهری، نقش این جایگاه در تضمین صحت اطلاعات، حفظ اسناد و پیگیری مکاتبات حقوقی اهمیت روزافزونی یافته است. مکاتبات اداری نه تنها ابزار ارتباط سازمانی هستند، بلکه می‌توانند در فرآیندهای حقوقی به‌عنوان مستندات معتبر مورد استفاده قرار گیرند. از این‌رو، عدم دقت در ثبت، طبقه‌بندی و نگهداری آن‌ها ممکن است زمینه‌ساز بروز مشکلات حقوقی، دعاوی ثبتی یا تضییع حقوق شهروندی شود. هدف اصلی این مقاله، تحلیل نقش مسئول دفتر در ثبت و نگهداری مکاتبات اداری با تأکید بر اصول حقوق ثبت است. رویکرد پژوهش توصیفی-تحلیلی بوده و با استفاده از منابع کتابخانه‌ای، آیین‌نامه‌های سازمانی و قوانین ثبتی، به بررسی نظام بایگانی، جریان مکاتبات، مسئولیت‌های قانونی و استانداردهای ثبتی در سطح دفاتر شهرداری می‌پردازد. نتایج تحقیق نشان می‌دهد که ارتقاء دانش حقوقی مسئولان دفاتر، به‌ویژه در حوزه حقوق ثبت، و بهره‌گیری از سامانه‌های هوشمند ثبت مکاتبات می‌تواند به کاهش خطاها، شفاف‌سازی عملکرد اداری و افزایش سطح پاسخگویی سازمانی کمک کند.